O prazo foi adiado por diversas vezes, mas finalmente chegou “o tempo do eSocial”, e seu início traz mudanças nas nossas rotinas do Departamento Pessoal.

O eSocial é uma nova ferramenta desenvolvida pelo governo para o envio, controle e fiscalização de informações de tudo o que engloba o Departamento Pessoal. Nova maneira de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal [gestora do FGTS]), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet, o eSocial. Essas informações serão enviadas diária e instantaneamente à medida que ocorram.

Em resumo, tudo o que já é exigido pela legislação atualmente continuará sendo exigido no eSocial, contudo, com maior rigor, de forma instantânea e também já penalizando imediatamente seu descumprimento.

Podemos considerar que será uma espécie de fiscalização online das obrigações trabalhistas.

O que muda na sua empresa com o início do eSocial?

Com o início do eSocial alguns procedimentos precisam ser realinhados para que o cumprimento das obrigações estejam em conformidade com o que determina a legislação, e assim evitar eventuais multas e até mesmo fiscalizações por parte do fisco.

Para que se tenha uma boa noção, listamos algumas das principais rotinas e suas mudanças mais representativas a serem adotadas e respectivas penalidades aplicáveis pelo descumprimento das determinações do que “reza” o eSocial:

 

1. Admissões:

• As contratações devem ser informadas no eSocial ANTES da Admissão!
• Antes da efetiva contratação deve ser feita a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL (conferência de dados cadastrais como PIS/CPF/NOME/DATA DE NASCIMENTO junto aos órgãos envolvidos), para que, caso haja alguma inconsistência, seja feita a correção para então ser possível a contratação. Link a citação consulta: esocial.gov.br
• O Exame Médico Admissional deve ser realizado antes da admissão.
• Toda a documentação admissional deverá estar assinada ATÉ 1 DIA ANTES DA ADMISSÃO.
• A Carteira de Trabalho poderá ser entregue em até 48 horas após a admissão.
• Todos os dependentes deverão ter CPF.

Penalidade admissão fora do prazo: R$ 3.000,00 (empresas normais) ou R$ 800,00 (ME e EPP).

 

2. Desligamentos:

• As rescisões (Pedidos de demissão, término de contrato de experiência, dispensas com ou sem justa causa, com aviso trabalhado ou indenizado) devem ser informadas imediatamente, e cumpridos os prazos de pagamento e formalização.
• O Exame Demissional deve ser realizado dentro do prazo legal.

Penalidade pagamento de rescisão fora do prazo de 10 dias = 1 salário para o empregado + R$ 170,26.

 

3. Férias:

• As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT.
• As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo.
• O pagamento, afastamento e retorno das férias serão informados no eSocial.

 

Penalidade pagamento de férias fora do prazo: 1 valor de férias para o empregado + entre R$ 10,64 e R$ 106,41 por colaborador que estiver trabalhando no período de férias.

 

4. Alterações Cadastrais e Contratuais:

• Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução, nascimento de filhos e outros, deve ser informado instantaneamente no eSocial.
• Sempre que houver alterações de cargos, salário, horário de trabalho e outros, deve ser informado instantaneamente no eSocial.

Penalidade por empregado com informação errada: R$ 402,54 .

 

5. Exames Médicos (ASO) e Programas de Saúde do Trabalhador:

 Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados no eSocial.

• Exame Admissional: antes da admissão
• Exame Periódicos: nos prazos previstos
• Exame Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame dê o laudo de INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS.
• Exame de Mudança de Cargo: deve ser feito antes da mudança.
• Exame de Retorno de Afastamento: deve ser feito o exame no primeiro dia imediato de retorno, em caso de afastamentos por 30 dias ou mais em doença, acidente ou parto.
• Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames  complementares dentro dos prazos previstos.
• O LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho), PPRA (Programa de Prevenção de Acidentes de Trabalho) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) precisam ser atualizados, já que suas informações serão transmitidas ao eSocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI).
• Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra os laudos deverão ser entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art. 291).
• Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação).

Penalidade Medicina do Trabalho (não fazer exames médicos) = R$ 402,53 a R$ 4.025,33; e Segurança do Trabalho (não fazer laudos) = R$ 670,89 a 6.708,59.

 

6. Afastamentos temporários:

• Todos os afastamentos temporários como férias, auxílio doença, licença maternidade, dentre outros devem ser informados dentro do mês do evento.

Penalidade por evento não informado: R$ 1.812,87 a R$ 181.284.63 .

 

7. CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho:

• A CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial, logo será necessário informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente (demais casos).

Penalidade: Pode variar entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição pela ausência da informação e será de R$ 402,54 em caso de informação incorreta ou em atraso.

 

8. Controle de frequência:

• É imprescindível o acompanhamento dos horários dos empregados, não sendo permitidas mais de 2 horas extras diárias e o intervalo de repouso entre jornadas não pode ser inferior a 11 horas.

Penalidade por colaborador com excesso de jornada e/ou não cumprimento do descanso: R$ 37,83.

 

9. Folha de pagamento:

• Todos os dados, informações e movimentações relacionados acima e que envolvem os empregados, desde o registro, movimentação, pagamentos, até seu desligamento devem ser informados de acordo com os calendários de fechamento de folhas estipulados pela legislação e agora acompanhados, fiscalizados e penalizados instantaneamente pelo eSocial.

Penalidade por informação incorreta: R$ 1.812,17.

 

O eSocial já é uma realidade e deixar acompanhar, observar e adotar as mudanças culturais necessárias nas rotinas da empresa, especialmente no que envolve o Departamento Pessoal, pode trazer grandes prejuízos, como pode ser notado nos tópicos elencados acima.